Pourquoi s’appuyer sur un logiciel de calcul des congés payés ?

Le numérique connait aujourd’hui une évolution constante et les outils de dématérialisation ne cessent de se développer et de proposer de plus en plus de fonctionnalités. Ces derniers permettent de faire gagner un temps précieux aux entreprises, ce qui a fait de ces solutions informatiques des outils indispensables pour les départements de ressources humaines. Les démarches administratives des entreprises deviennent de plus en plus laborieuses et font perdre un temps important aux entreprises. Le logiciel de gestion des congés a justement été conçu pour aider les entreprises à mieux gérer les congés de leurs employés, et de leur faire un gagner un temps considérable.

Les raisons pour lesquelles il est essentiel d’utiliser un logiciel de calcul des congés

Dans le cas où vous souhaitez disposer d’un logiciel spécialement conçu pour la gestion des absences et congés, mais que vous n’êtes pas encore sûr de son utilité, on vous explique dans cet article les raisons pour lesquelles vous pouvez parfaitement vous appuyer sur ces logiciels.

Autonomie des collaborateurs

Faisant partie des départements phares d’une entreprise, le service des ressources humaines est tenu d’organiser plusieurs tâches administratives, entre l’organisation des conditions de travail, l’établissement des plannings des employés, les plans de carrière, les programmes de recrutement , la communication des informations, et la gérance des salaires, il est devenu nécessaire de faire appel à des solutions informatiques pour faciliter toutes les procédures laborieuses que doit assurer ce département. Ainsi, le logiciel de gestion des absences et congés permet aux responsables d’insérer les informations les plus importantes sur le logiciel ou l’application, et de pouvoir sauvegarder et gérer ensuite toutes les données en temps réel.

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Assurer une meilleure interaction entre le service RH et le service de la comptabilité

Le fait de dématérialiser toutes les données d’une société permet de donner une meilleure visibilité des informations de l’entreprise et ses employés, et de faciliter par la suite les procédures avec les autres départements. Grâce à ces outils, le responsable du service ressource humaine peut valider ou refuser une demande de congé directement via la plateforme. Le service de comptabilité pourra également directement visualiser les informations insérées sur le logiciel, de les exporter automatiquement aux différents outils de comptabilité, ce qui leur permettra d’établir les bulletins de salaire et d’effectuer les calculs nécessaires en fonctions des jours de congé des employés.

La facilitation des processus

Ayant accès à toutes les informations essentielles de l’employé, le logiciel de gestion des congés dispose d’un processus de validation intégré. Cette option est l’une des plus importantes de ce dernier puisqu’elle permet de vous donner accès à l’emploi du temps de tous les salariés, mais aussi d’obtenir le solde actuel de chacun d’eux. Il suffit donc à l’équipe RH d’insérer les jours de congés de l’employé, et ses journées d’absences, pour que ce dernier effectue les calculs nécessaires. Ce dernier est complètement fiable puisque tout est fait automatiquement, à condition de ne pas vous tromper durant la saisie des informations. Ainsi, les responsables seront en mesure de se focaliser et de s’impliquer sur des tâches plus importantes de leurs activités.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des absences et des congés ?

Il est évident qu’il est essentiel de disposer de cet outil pour les grandes entreprises. Ce dernier s’avère être bénéfique pour l’entreprise, mais aussi pour ses employés. Voici ce que ce que le logiciel peut apporter à ses employés :

  • Une meilleure autonomie;
  • une meilleure visibilité quant aux informations concernant la prise de congé;
  • disposer de tous les éléments nécessaires pour effectuer leurs demandes d’absences ou de congés;
  • facilitation des démarches administratives.
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Concernant les responsables, ces derniers ne pourront plus se passer des outils informatiques une fois essayé. Nous vous citons ici les principales avantages que leurs apportent les logiciels de gestion de congés :

  • Gain de temps;
  • facilitation des procédures;
  • meilleur gestion des plannings de salariés;
  • avoir moins de charges puisque les tâches administratives sont plus allégées;
  • avoir accès aux informations plus rapidement;
  • faciliter la prise de décisions grâce à une vision globale des informations des employés;
  • automatisation des processus de gestions de tâches RH.

Après la saisie des informations par le service RH, toutes les données sont transmises aux services comptables qui s’occuperont de traiter chaque donnée relative à l’employé et à calculer son salaire. Il n y a donc pas plus de risques d’erreurs que la méthode traditionnelle concernant le calcul des congés payés.

Un logiciel gratuit ou payant pour les congés ?

Comme c’est le cas pour de nombreux logiciels qui sont utilisés par les entreprises, il y a des versions gratuites. Ces dernières sont parfaites si vos besoins ne sont pas pointilleux, vous aurez donc seulement une gestion des dates pour les congés en fonction de la disponibilité des services, par exemple. Cela permet aussi de tester ces outils avant de valider une licence payante qui est parfois assez onéreuse.

  • N’hésitez pas à demander une démonstration de la version gratuite et payante afin de lister les avantages à chaque fois.
  • Demandez bien sûr un devis surtout si vous avez un réseau d’entreprises, il faudra à chaque fois une licence pour toutes les équipes.
  • Les versions payantes ont parfois une assistance qui est offerte puisque vous n’êtes pas à l’abri d’une défaillance.
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N’hésitez pas à demander des conseils à ces professionnels surtout s’ils proposent plusieurs logiciels pour la gestion des congés. Vous aurez un outil intuitif, ludique, et surtout en adéquation, avec votre domaine d’activité. Le logiciel pour les vacances est finalement primordial pour offrir une bonne gestion au quotidien. De plus, vous pourrez répondre plus aisément par l’affirmative lors de la demande de vos employés concernant les congés.

Une interface intuitive et facile à utiliser

Les congés lorsque vous avez une très grande entreprise peuvent rapidement devenir un casse-tête sans fin. Vous devez donc trouver un logiciel de qualité spécialisé dans ce domaine et qui répond bien sûr à toutes vos attentes. Par exemple, plusieurs mentions sont nécessaires, cela permet par exemple de filtrer les salariés pour avoir uniquement les services qui peuvent vous intéresser.

  • Le logiciel pour les congés est pratique puisque vous aurez un tableau de bord, un planning, les heures travaillées ainsi que les absences.
  • Vous pourrez ajouter des employés, supprimer ceux qui ne font plus partie de votre entreprise et même valider les congés.
  • Bien sûr, vous aurez les vacances des salariés en fonction des services dans lesquels ils peuvent travailler.

Pour profiter d’une bonne organisation au sein de votre entreprise, il ne faut pas négliger l’intérêt de ce logiciel pour les congés. Il s’occupera aussi de gérer les absences injustifiées, les congés payés et ceux pris sans solde. Que votre société soit petite ou assez grande, nous vous recommandons de tester l’un des logiciels gratuits ou payants du marché, vous ne serez clairement pas déçu, vous pourrez enfin gagner du temps et optimiser votre productivité.